Funciones básicas del secretariado médico

El secretariado médico es una profesión en auge, puesto que todo lo relacionado con el sector sanitario y de la salud y el cuidado del cuerpo y la mente se encuentra en continuo crecimiento desde hace ya algunos años: no dejan de crecer el número de centros de terapias naturales, de clínicas dentales, centros de cirugía estética, centros de reproducción asistida, así como también crecen consultas médicas y sanitarias privadas de todo tipo como psicólogos, psicopedagogos y logopedas, fisioterapeutas y masajistas, podólogos, osteópatas, etc.

El secretariado médico es una profesión que como sabemos combina la parte administrativa y la parte sanitaria y que tiene básicamente tres grupos de funciones: la función administrativa, la función financiera y la función de relaciones humanas.

Vamos a ver a continuación estas tres funciones por partes:

• Funciones administrativas del secretariado médico:

Quizás este grupo de funciones sea el grupo más conocido, puesto que estas funciones son la base del trabajo del secretario o secretaria:

• Son los encargados de “llevar” la oficina: organización de las citas, y encargarse de que todo en la oficina esté en orden. Anulan las citas cuando es necesario y reprograman las citas de nuevo por ejemplo.
• Ocuparse de toda la correspondencia de la consulta o el centro.
• Mantener una base de datos actualizada todos los clientes y sus datos básicos. Estas bases de datos, que solían ser siempre en papel, en modo de fichas, por ejemplo, están sustituyéndose cada vez más por bases de datos informatizadas.
• Redactado de informes médicos y todo tipo de documentos (cartas, pedidos, etc). Por lo tanto, si uno se quiere dedicar a esta profesión debe de dominar las herramientas informáticas básicas, como un procesador de textos (tipo Word), una base de datos (tipo Access), un programa para presentación de diapositivas (tipo Power Point) i un programa para cálculo (tipo Excel).
• Mantener las historias clínicas de los pacientes bien archivadas, ordenadas y conservadas (tanto si la historia clínica es en formato papel como si está informatizada).

• Funciones financieras del secretariado médico:

Este grupo de funciones no siempre está presente, es decir, no siempre un/a secretario/a médico tiene en su puesto de trabajo funciones financieras, pero en el caso de que así sea, estas funciones podrían ser las siguientes:

• Archivo de facturas que se reciben de los proveedores.
• Elaboración de facturas a los clientes (normalmente se suele tener una plantilla de factura en el ordenador, habiendo que rellenar todos los datos e imprimir).
• Elaboración de presupuestos y entrega de precios a los clientes. Podemos encontrarnos por ejemplo, con una clínica de reproducción asistida en la que tengamos que entregar al cliente un presupuesto de lo que puede costar una fertilización in vitro, con todos los conceptos desglosados (en estos casos, también se suelen tener todos los precios archivados en el ordenador).
• Apuntes contables: dependiendo del centro o consulta es posible que se le pida al secretario médico que tenga algunas nociones básicas de contabilidad.

• Funciones de relaciones humanas del secretariado médico:

Aunque muchas veces este tipo de funciones pasan desapercibidas, en realidad son muy importantes, puesto que no olvidemos que estamos tratando con personas, que además suelen estar preocupadas por su salud, lo que las hace mucho más vulnerables. Tratarlas con respeto y prestarles nuestra ayuda puede marcar una gran diferencia.

Estos profesionales son los primeros que entran en contacto con el paciente, ya sea por teléfono, por correo electrónico o bien en la misma consulta. Por eso la impresión que demos como secretarios médicos será la primera impresión que se llevará el paciente del centro o de la consulta.

Son los encargados de dar todo tipo de información en relación con citas, horarios, funcionamiento de la consulta, etc. requerida tanto por los pacientes como por sus familiares.

Deben atender también a los visitadores médicos y a otros profesionales de la salud con los que se tenga relación en la consulta o el centro.

Tal como hemos visto, la profesión de secretariado médico es muy amplia y según el tipo de centro puede abarcar más o menos funciones (sobre todo en lo referente al apartado de funciones financieras que ya hemos comentado), por eso tener una buena formación de base es importante si quieres abrirte paso en este mundo del secretariado médico. Por otro lado merece la pena formarse en esta profesión por la gran demanda existente y porque el hecho de poder ayudar de algún modo a las personas es algo que siempre es altamente gratificante. ¿Te has planteado si te gustaría trabajar como secretario o secretaria médico en un futuro? ¡Cuéntanos por qué!