Como gestionar la archivística en un centro sanitario
Gestionar un archivo de un centro sanitario es algo realmente complejo. Primero de todo, al hablar de archivos de un centro sanitario nos encontramos con una serie de consideraciones específicas que debemos tener en cuenta, que diferencian estos archivos de los archivos de otros centros. ¡Dedícate a este sector realizando el curso de gestión de centros sanitarios!
Veamos pues antes que nada, cuáles son estos aspectos:
Consideraciones a tener en cuenta en la archivística de un centro sanitario
- Se genera una gran cantidad de documentación – En cualquier centro sanitario, ya sea hospital, clínica, ambulatorio o cualquier centro de tipo privado se generan diariamente multitud de documentos, ya sean en papel o en formato digital. Cada paciente que se atiende en un centro sanitario genera muchos documentos, por lo tanto, si tenemos en cuenta la cantidad de pacientes que pueden atenderse en un centro en un día o en una semana nos daremos cuenta de la enorme cantidad de documentación que es necesario ordenar, archivar y gestionar.
- La información debe estar siempre actualizada – Esto es básico cuando hablamos de los archivos sanitarios, puesto que una información de las historias clínicas no actualizada puede llevar a que el médico proponga un tratamiento inadecuado para el paciente o un tratamiento que podría no ser todo lo eficaz que debería si el médico dispusiera de toda la información actualizada. Por lo tanto, la actualización de la información de las historias clínicas debe ser casi instantánea, cuando se produce un cambio en la historia del paciente, debemos procurar que este cambio aparezca de inmediato en dicha historia, y que esté disponible para cualquier especialista que deba tratar al paciente.
- Rapidez al buscar información y al entrar documentación – No debemos olvidar que la función del personal sanitario es tratar al paciente, dedicarle tiempo, no perder el tiempo con todo el papeleo: rellenando y entrando documentos, buscando información en las historias de los pacientes, etc. Por lo tanto, cuanto más eficaz sea el sistema de clasificación y gestión de los archivos menos tiempo se perderá en temas burocráticos y más tiempo se tendrá para atender a los pacientes.
- Debe garantizar la seguridad de la información – La información que contienen los archivos sanitarios es información confidencial y altamente sensible, puesto que es información que hace referencia a la salud de las personas y por lo tanto el sistema debe asegurar que la información contenida en la archivística del centro está protegida. Por otro lado, también debe garantizar que dicha información pueda transmitirse entre el personal sanitario de forma segura. Es decir, si por ejemplo, una paciente es tratada por su ginecólogo y este decide hacer una interconsulta al endocrinólogo, hay que garantizar que esta interconsulta con el intercambio de información y documentos correspondiente se haga de forma totalmente segura y eficaz.
Opciones para gestionar mejor la archivística de un centro sanitario
- Digitalización de documentos – la digitalización de las historias clínicas supone un ahorro de tiempo importante y además facilita mucho la consulta de la historia clínica del paciente por parte de diferentes especialistas y desde diferentes centros. Esta es la razón principal por la cual la mayoría de centros sanitarios ya están digitalizando todo su archivo y se va abandonando poco a poco, las historias en formato físico.
- Implantación de un programa de gestión de archivística específico para centros sanitarios. De esta forma, el personal sanitario introduce los datos y documentos en el programa y este ordena automáticamente todos los documentos formando las diferentes historias clínicas de los pacientes. Obviamente hay que tener en cuenta los costes de implementación y las ventajas que esto nos supondrá antes de tomar esta decisión, puesto que los costes comprenden no solo la compra del programa, sino también la formación del personal para su correcta utilización, así como de su mantenimiento.
- Almacenar la documentación en la nube – Este punto debe valorarse muy bien puesto que presenta tanto inconvenientes como ventajas. Puede ser un sistema idóneo para centros que no dispongan de servidores propios. Esta opción requiere también menos gastos de mantenimiento y de formación de personal y además presenta la ventaja de que el intercambio de información entre el personal y entre los centros es mucho más fácil y asequible. Ahora bien, obviamente, la principal duda nos surge cuando pensamos en la seguridad de dicha información. Aunque últimamente la seguridad en la nube ha aumentado enormemente, si se opta por este sistema deberíamos tener muy en cuenta la localización del servidor, lo aconsejable para un centro español sería que el servidor que utilizáramos se encontrara en Europa. También es recomendable que todos los documentos que se digitalicen obtengan una certificación digital.
¿Cuál es tu opinión al respecto: consideras que gestionar la archivística de un centro sanitario en la nube es una buena opción? Si trabajas en un centro sanitario, ¿cuál es el sistema escogido para la gestión de los archivos?
