Cómo organizarse en el trabajo: los tips para evitar el estrés

Es muy importante, si quieres ser un buen profesional, que aprendas a planificar el trabajo en el día a día, dedicar un tiempo cada día a la organización de tareas, saber tener una buena organización del tiempo de trabajo, tener formas de organizarse eficaces y dinámicas de trabajo que te ayuden a ser más efectivo en el día a día.

Por qué es importante una buena organización: así afecta a tu productividad

Una buena organización es fundamental para mejorar la productividad en diversos aspectos. Aquí hay algunas razones clave por las cuales la organización es importante y cómo afecta positivamente a la productividad:

1. Eficiencia en el uso del tiempo: cada vez somos más conscientes de la importancia de aprovechar el tiempo, pues es un recurso muy limitado. Una organización efectiva te permite planificar y asignar el tiempo de manera eficiente. Saber qué tareas son prioritarias y cómo distribuir el tiempo adecuadamente ayuda a evitar la pérdida de tiempo en actividades menos cruciales.
2. Reducción del estrés: la falta de organización puede llevar a situaciones estresantes, ya que las tareas se acumulan y los plazos se vuelven apremiantes. Esto es frustrante para los trabajadores de cualquier compañía. Una buena organización permite manejar las responsabilidades de manera más tranquila y reduce el estrés asociado con la falta de control sobre las tareas.
3. Priorización adecuada: la organización te ayuda a identificar y priorizar tareas según su importancia y urgencia. Esto garantiza que te enfoques en las actividades que contribuyen significativamente a tus objetivos, evitando distracciones y actividades menos relevantes.
4. Facilita la toma de decisiones: con una estructura bien organizada, es más fácil tomar decisiones informadas. La información fundamental se encuentra fácilmente, lo que agiliza el proceso de toma de decisiones y minimiza la incertidumbre.
5. Mejora la colaboración: una buena organización facilita la comunicación y la colaboración dentro de equipos de trabajo. Cuando la información, los recursos y las responsabilidades están claros, los miembros del equipo pueden trabajar de manera más efectiva y coordinada.
6. Minimiza la procrastinación: tener un sistema organizado te ayuda a mantenerte enfocado en tus tareas, lo que reduce la tendencia a posponerlas. Cuando sabes exactamente qué hacer y cuándo hacerlo, es menos probable que procrastines.
7. Optimiza los recursos: la organización también se relaciona con el uso eficiente de recursos, ya sean materiales, financieros o humanos. Saber dónde se encuentran los recursos y cómo utilizarlos de manera efectiva contribuye a la productividad general.
8. Mejora la calidad del trabajo: la organización permite realizar un trabajo más metódico y detallado. Al tener un enfoque claro y seguir un plan bien estructurado, es más probable que produzcas resultados de mayor calidad en comparación con un enfoque desorganizado.

En resumen, una buena organización influye directamente en la productividad al facilitar la gestión del tiempo, reducir el estrés, mejorar la toma de decisiones, fomentar la colaboración y optimizar el uso de recursos.

Tips para organizarse en el trabajo: ¡da el 100%!

Hay muchas herramientas que te ayudarán a saber organizarte en el trabajo, entre las cuales me gustaría destacar las siguientes:

Gestión del tiempo

Debes saber en qué momentos del día eres más productivo y en qué momentos eres menos productivo. De esta forma, mi consejo es que aproveches el tiempo en el cual eres más productivo para hacer las tareas más importantes y urgentes, y dejar las menos importantes para cuando estés en más baja energía.

Gestión de la agenda

Tienes que saber hacer una lista de las actividades que son fundamentales, las menos importantes, las más urgentes, las menos urgentes, aprender a priorizar y a delegar. Sin saber hacer esto, es probable que colapses más tarde o más temprano en el trabajo y no seas capaz de llegar a todo.

Gestión de los correos electrónicos, de las llamadas de teléfono y de los WhatsApp

Debes fijarte un tiempo al día en el cual te limites a contestar correos electrónicos y WhatsApp, pero no permitir que estos inunden tu día a día y desborden tu agenda de trabajo.

Tomar tiempos de descanso

Tienes que saber que es muy importante para todo ser humano tener momentos de descanso en el día a día, tener una hora libre para comer, desayunar tranquilamente antes de ir al trabajo y ser capaces de tomar unos 5-15 minutos de descanso de vez en cuando para tomar una infusión, dar un paseo o hacer unos estiramientos.

Llevar un orden

Es muy importante que tengamos un orden de nuestros documentos, de nuestros correos electrónicos, de las reuniones que tenemos agendadas o de los vuelos, trenes y hoteles que hemos reservado. Sin un buen orden, será imposible tener una buena organización del trabajo.

Entrena tu atención

Pon el foco en lo que estás haciendo y no te disperses con las distracciones.

Entrena tu asertividad y aprende a decir que no

Lo peor que puedes hacer en el trabajo es ser complaciente con todo el mundo, decir a todo que sí y finalmente encontrarte desbordado de trabajo, de obligaciones y tareas.

Beneficios de organizarse las tareas del trabajo

Entre los numerosos beneficios que puede tener el saber organizarte las tareas en el lugar de trabajo, me gustaría destacar los siguientes:

• Aumento de la productividad: verás que no por hacer más horas, produces más, sino que lo importante es aprender a ser eficientes, es decir, aprender a rendir lo máximo posible en el mínimo de tiempo empleado.
• Optimizar esfuerzos: estar continuamente presentes en el puesto de trabajo nos puede llevar al presentismo y a terminar completamente agotados, sentados delante del ordenador durante muchas horas, pero sin fuerzas para trabajar ni para concentrarnos.
• Más tiempo libre: si llevas una buena organización, podrás tener cada vez más tiempo libre y disfrutar de la vida, más allá del lugar de trabajo. Es un error dedicar la vida a trabajar y trabajar mucho más de 8 horas al día como patrón de vida.
• Sentirte más motivado: si aprendes a ser organizado y a sacar mucho trabajo adelante, verás cómo te sientes cada vez más motivado para emprender nuevos proyectos, para saber que podrás acabar el día, sintiéndote satisfecho de haber realizado muchas tareas y de haber sido muy productivo.
• Tener más autoconfianza y sentirte más valorado: sentir que no llegamos a todo y que nunca acabamos bien nuestro trabajo, nos pone en un lugar de pérdida de confianza en nosotros mismos y de no sentirnos valorados.
• Sensación de bienestar y control del estrés: gracias a la buena organización, obtendrás una sensación constante de bienestar en el trabajo y de control de tu estrés. Nada peor para subir los niveles de cortisol que tener un caos en la oficina, no saber delegar, improvisar y no planificar.

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