Como gestionar y llevar a cabo un inventario en un centro de salud

En cualquier empresa la gestión de inventarios es un apartado crucial para el buen funcionamiento de ésta. Por inventario se entiende una relación detallada de todos los activos (materiales) que posee la empresa, en nuestro caso el centro de salud. Ahora bien, y esto es lo más importante, este inventario debe “gestionarse”. Es decir, una vez hemos listado y clasificado todo el material que poseemos en el centro, debemos mantenerlo actualizado constantemente con el objetivo de mostrar la situación actual exacta de todo el material, y de esto se encarga un secretario médico. Esto es lo que vamos a intentar resumir en este artículo.

Tipos de inventarios que encontramos en un centro de salud

Obviamente, dependiendo del tipo y sobretodo de la dimensión del centro de salud, podremos necesitar muy pocos inventarios o una gestión de inventarios muy compleja. Veamos, según la OMS, todos los tipos de inventarios que podemos encontrarnos en un centro de salud:

• Equipos médicos
• Accesorios para los equipos médicos
• Material fungible (material de un solo uso, que no se reutiliza) como electrodos o gel conductor para hacer electrocardiogramas, equipos para sueroterapia, gasas, sondas, agujas y jeringas, etc.
• Equipos industriales hospitalarios como autoclaves, calderas, equipos de lavandería…
• Materiales y residuos radioactivos o peligrosos
• Historiales
• Material de oficina
• Material de mantenimiento general (bombillas, cables eléctricos, tornillos, etc)
• Herramientas de taller para el mantenimiento del centro y de los equipos médicos
• Equipos de seguridad (extintores, mangueras de incendios…)
• Manuales de uso y reparación de los diferentes equipos

Por lo tanto, cuando hablamos de gestión de inventarios en un centro de salud, lo primero que debemos hacer es clasificar nuestros artículos en grupos de artículos según los grupos que acabamos de citar en este apartado. Una vez tengamos hechos estos grupos podemos proceder a listar todos los artículos de cada grupo incluyendo los datos que explicamos en el siguiente apartado.

Datos que deben incluirse cuando hacemos un inventario en un centro de salud

Según la complejidad del centro y de la gestión de inventarios que queramos llevar a cabo, podremos incluir más o menos datos, pero a continuación listaremos todos los datos que pueden incluirse en un inventario según la OMS y cómo recomiendan hacer inventario los expertos en softwares clinico-médicos:

• Número de identificación de inventario – este número se utiliza cuando hacemos el inventario de equipos médicos, con lo cual debemos asignar un número a cada equipo
• Tipo de artículo – cada artículo lo debemos clasificar según los grupos citados en el apartado anterior
• Descripción del artículo o del grupo de artículos
• Fabricante
• Modelo o número de catálogo
• Número de serie del artículo
• Ubicación física en el centro – número de habitación dónde se encuentra, almacén, área, etc.
• Estado – sobre todo para los equipos médicos: si se encuentra en perfecto funcionamiento o pendiente de reparación, etc.
• Alimentación eléctrica – para los equipos médicos y equipos industriales debemos saber si funcionan a 110V, 220V, si necesitan transformador, etc.
• Fecha en la que se ha entrado por primera vez el artículo en el inventario y fechas sucesivas de actualización
• Requisitos de funcionamiento o mantenimiento si los hubiere
• Datos referentes al proveedor de los servicios de mantenimientos para todo tipo de equipos
• Datos referentes al proveedor de compra del artículo
• Número de lote – Es muy útil para detectar defectos que puedan tener artículos de un mismo lote, por ejemplo
• Números de la versión actual en el caso de software
• Coste de compra del artículo
• Fecha de compra
• Fecha de vencimiento de la garantía si la hubiere
• Fecha e información que pueda resultar de interés de la instalación de equipos
• Clasificación según los riesgos/toxicidad del producto
• Calendario sobre el mantenimiento preventivo y calibraciones de los equipos
• Nivel de límite inferior de inventario que puede ser útil para hacer los pedidos de reposición
• Año de fabricación de los equipos, para poder calcular fácilmente la vida útil de dicho equipo y por lo tanto la fecha de reposición prevista
• Historial sobre el funcionamiento, mantenimiento y averías de los equipos
• Historial de peligros notificados
• Cualquier otra información que consideremos importante

Pasos para realizar la correcta gestión de inventario en un centro sanitario:

Un inventario solo nos será útil si la información que contiene es exacta y actualizada. Por eso la OMS recomienda que la gestión de inventarios se haga en 3 etapas:

1. Recopilación inicial de datos – Debe haber una persona o un equipo que se dedique a inventariar todo el material del centro siguiendo los pasos que hemos descrito en los apartados anteriores. En el caso de centros nuevos es aconsejable hacerlo antes de la apertura.
2. Actualización de la información – Este paso debe realizarse cada vez que cambie algo en el inventario: cuando se compra o se da de baja un equipo o con cualquier cambio o modificación.
3. Revisión anual – Una vez al año debe comprobarse que la información que contiene el inventario es correcta.

La gestión de inventarios es un trabajo tedioso al que a veces no damos la suficiente importancia, pero que es vital en un centro sanitario para asegurar que todos los equipos están en correcto estado y que no falta ningún material que podamos necesitar de forma urgente en cualquier momento. ¿Tienes alguna experiencia en gestión de inventarios?

Bibliografía

• Battersby, A. (1986). Cómo atender un almacén de un centro de salud. Serie PALTEX para técnicos medios y auxiliares; 12. Recuperado de: https://iris.paho.org/bitstream/handle/10665.2/3278/C%F3mo%20atender…
• BOE-A-2009-17606 Real decreto 1591/2009, de 16 de octubre, por el que se regulan los productos sanitarios. (s. f.). Recuperado de: https://www.boe.es/buscar/act.php?id=BOE-A-2009-17606